Informationen zum Versand von rechtsverbindlichen E-Mails an die Stadt Waldbröl
Zugangseröffnung der Stadtverwaltung für rechtsverbindliche elektronische Nachrichten gemäß § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW
Der elektronische Zugang zur Stadtverwaltung für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation -insbesondere für die Übermittlung elektronischer Dokumente- zwischen Bürgern und Bürgerinnen, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), ist durch die Einrichtung einer virtuellen Poststelle gewährleistet.
Rechtsverbindlichkeit ist dann erforderlich, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die so genannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Stadtverwaltung eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form” ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Liste der aktuell tätigen und damit auf Echtheit und Gültigkeit prüfbaren Zertifizierungsdienste-Anbieter (Trust Center) finden Sie im entsprechenden Verzeichnis der Bundesnetzagentur. Sofern Sie andere Signaturen als die dort genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher- auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.
Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.
Die virtuelle Poststelle der Stadt Waldbröl
Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Stadtverwaltung eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet. Rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Waldbröl sind ausschließlich an die zentrale E-Mail-Adresse der Virtuellen Poststelle zu senden:
- vps@waldbroel.de
Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den hier genannten technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen – VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.
Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Waldbröl für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist mit der Virtuellen Poststelle eröffnet.
Dateianhänge
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB und bestimmte Dateitypen begrenzt. Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Aus diesem Grund und aus Sicherheitsgründen werden E-Mails mit unbekannten Dateitypen von der Stadt Waldbröl automatisiert abgelehnt, d.h. nicht angenommen. Achtung: Rechtlich relevante, qualifiziert signierte Dokumente werden nur im Format PDF/A angenommen. Welche Dateitypen empfangen werden können, erfahren Sie hier:
Verschlüsselung von rechtsverbindlichen E-Mails
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Seitens der Stadt Waldbröl wird das S/MIME Verschlüsselungsverfahren unterstützt.
Für die Verschlüsselung mit S/MIME benötigen Sie unseren so genannten “Öffentlichen Schlüssel”. Dieser steht hier zum Herunterladen bereit.
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.